Maintenance

MANAJEMEN PEMELIHARAAN
1. Pengantar Manajemen
Dalam banyak hal, organisasi-organisasi yang ada dan berkembang pada saat ini mempunyai banyak perbedaan. Akan tetapi lepas dari perbedaanperbedaan yang ada, semua memiliki beberapa kesamaan yang pokok.
Unsur kesamaan yang paling tampak dimiliki oleh organisasi-organisasi adalah unsur tujuan atau maksud. Tujuan tersebut dapat berbeda-beda, tetapi tanpa suatu tujuan maka tidak ada harapan bagi suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang, ataupun tetap bertahan hidup.
Organisasi-organisasi harus memiliki suatu program atau metode tertentu untuk mencapai tujuan tadi. Tanpa adanya rencana, untuk apa rencana dibuat, tidak ada sebuah organisasi yang dapat bekerja efektif. Organisasi-organisasi harus memperoleh dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan (Stonner, 1988 : 3)

2. Batasan Dan Konsep Dasar Manajemen
Mary Parker Follet menyatakan bahwa, manajemen dapat diberi batasan sebagai “Seni untuk melaksanakan/menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang”. (Stoner 1988 : 4). Berikut ini adalah batasan manajemen yang sedikit lebih kompleks yaitu : “Manajemen adalah proses perencanaan, pemimpinan, pengorganisasian, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan” (Stoner, 1988 : 84)

Sedangkan proses itu sendiri berarti suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan pada aspek-aspek kegiatan yang penting dan saling berkaitan. Kegiatan-kegiatan itu merupakan konsep dasar dari manajemen yang meliputi antara lain:

1. Perencanaan (Planning) Manajer harus terlebih dahulu memikirkan dengan matang tujuan dan tindakannya. Tindakan manajer biasanya didasarkan atas suatu metode, rencana, atau logika tertentu.

1. Pengorganisasian (Organizing) Manajer mengkoordinasikan sumber daya manusia serta sumber daya bahan dan alat yang dimiliki organisasi bersangkutan dengan kemampuan tertentu untuk mengerahkan sumber daya dalam mencapai tujuannya. Jelas kiranya semakin terpadu, terkoordinasi tugas-tugas sebuah organisasi, akan semakin efektiflah organisasi tersebut.

1. Pengarahan (Directing) Bagaimana Manajer mengarahkan dan mempengaruhi para bawahan, bagaimana agar orang-orang lain melaksanakan tugas-tugas yang esensial. Dengan menciptakan suasana yang tepat, manajer membantu para bawahannya untuk bekerja sebaik-baiknya.

1. Pengkoordinasian (Coordinating) Pengkoordinasian dapat diartikan sebagai proses untuk menyatukan berbagai tujuan dan kegiatan dari berbagi satuan organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

1. Pengendalian (Controlling) Manajer berusaha untuk menjamin organisasi untuk bergerak ke arah tujuannya dengan benar. Apabila ada bagian tertentu dari organisasi itu pada jalan yang salah, manajer harus berusaha untuk menemukan penyebabnya kemudian mengarahkan kembali ke jalan yang benar.

Fase Proses Pencapaian Tujuan

3. Pengertian Manajemen Pemeliharaan
Secara garis besar pengertian manajemen pemeliharaan yaitu pengorganisasian operasi pemeliharaan untuk memberikan performansi mengenai peralatan produksi dan fasilitas industri. Gagasan yang timbul mengenai pokok-pokok pikiran dalam perencanaan program pemeliharaan ditunjukkan oleh tiga buah pertanyaan sebagai berikut:
1. APA YANG HARUS DIPELIHARA ?
2. BAGAIMANA CARA PEMELIHARAANNYA ?
3. KAPAN MELAKUKAN PEMELIHARAANNYA ?
Dasar pemikiran yang sehat dan logis adalah suatu persyaratan terbaik dalam mengorganisasikan pemeliharaan. Pengorganisasian ini mencakup penerapan dari metode manajemen dan memerlukan perhatian yang sistematis. Hal ini merupakan pekerjaan yang harus dipertimbangkan secara sungguhsungguh dalam mengatur perlengkapan. Dimana perlengkapan itu merupakan peralatan, material, tenaga kerja, biaya, teknik atau tata cara yang diterapkan serta waktu pelaksanaannya. Dengan mengetahui tujuan dan sistem manajemen yang diterapkan, maka akan dapat mengatasi masalah, megambil tindakan serta mengerti dengan jelas permasalahan yang sedang dihadapi.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam merencanakan organisasi maintenance antara lain :

1. Situasi Geografis; Suatu pabrik/plant akan mudah dipelihara dari suatu bengkel dan control yang tersentralisasi, sedangkan suatu pabrik yang letaknya terpencar harus memiliki kelompok-kelompok maintenance yang terdesentralisasi, bahwa barangkali organisasi-organisasi yang parallel akan memberikan hasil yang efisien.

1. Jenis Peralatan (Equipment); Apabila terdapat banyak mesin yang sejenis dalam pabrik maka penanganan maintenance secara sentralisasi akan lebih baik daripada desentralisasi. Sebaiknya bila pada bagian pabrik terdapat banyak mesin yang sejenis dan pada bagian lain terdapat banyak mesin lain yang sejenis maka penanganan secara desentralisasi mungkin lebih baik.

1. Kontinuitas operasi (Operational Continuity); Suatu pabrik yang bekerja dalam satu shift selama lima hari kerja per minggu dan pabrik lain yang bekerja 24 jam sehari selama 7 hari seminggu tentunya memiliki masalah-masalah yang sangat berbeda sehingga perlu ditangani dengan bentuk organisasi yang berbeda pula.

1. Ukuran Pabrik (Plant type); Pabrik yang besar lebih banyak memerlukan tenaga maintenance daripada pabrik yang kecil. Keadaan ini sesungguhnya tidak mempengaruhi banyak kepada segi organisasi. Akan tetapi pada pelaksanaannya akan membutuhkan pengawasan dan pertanggung jawaban yang berbeda dimana pada tingkat yang lebih kecil maka akan lebih kecil pula tingkat pertanggung jawabannya.

1. Tenaga Kerja, Training dan kehandalannya; Hal ini perlu mendapat perhatian dalam membuat membuat suatu organisasi maintenance karena ada pengaruhnya terhadap beban pengawasan dan fasilitas untuk training. Di daerah dimana tenaga kerja yang andal sangat langka diperoleh maka pengawas dan fasilitas training yang baik harus mudah didapat.

1. Ruang Lingkup bagi Maintenance; Dalam suatu bagian maintenance yang diserahi tanggung jawab hanya untuk memelilhara mesin saja, maka beban organisasinya tidak seberat suatu bagian maintenance dengan tanggung jawab yang meliputi bidang kerja lain.

1. Jenis Perusahaan; Setiap perusahaan mempunyai kepentingan yang berbeda atas pelayanan maintenance yang baik. Pada perusahaanperusahaan angkutan umum, lebih banyak dituntut dari segi keamanan agar alat transportasi dapat berfungsi sebagaimana mestinya sehingga bagian maintenance merupakan bagian yang sangat penting.

Hampir semuanya, dalam industri permesinan, penanaman modal dalam pembelian mesin-mesin merupakan anggaran terbesar oleh karenanya pertanggungan jawab untuk memelihara modal yang tertanam ini harus ditempatkan pada manajemen yang tinggi.
4. Prosedur Perencanaan Pemeliharaan
Kebanyakan manager dalam industri sekarang ini telah mendengar mengenai pemeliharaan terencana dan mengetahui serba sedikit keuntungan yang didapat dari penyusunan dan pelaksanaan suatu rancangan pemeliharaan terencana.
Pada perkembangannya sistem pemeliharaan yang terencana telah dapat dibuktikan keuntungannya terutama oleh teknisi-teknisi maintenance yang terjun langsung dalam pelaksanaan sistem pemeliharaan terencana. Skema dibawah ini menunjukkan bagaimana sistem kerja pemeliharaan terencana.

Skema Prosedur Pemeliharaan Terencana

Langkah pertama menentukan terlebih dahulu apa yang akan dipelihara. Hal ini amat tergantung persiapan segala fasilitas. Jadwal pemeliharaan harus disiapkan untuk setiap bagian pabrik atau peralatan produksi yang akan dipelihara. Mencakup pula keterangan-keterangan bagaimana pemeliharan tersebut harus dilakukan.
Sesudah mempersiapkan jadwal pemeliharaan, selanjutnya menyusun spesifikasi pekerjaan (instruksi kerja) yang pada dasarnya merupakan alat komunikasi dengan pelaksana untuk mengarahkan dalam menjalankan kegiatan pemeliharaan pada peralatan produksi tertentu. Beberapa manfaat dari spesifikasi pekerjaan atau lebih sering disebut dengan instruksi kerja antara lain :

1. Merupakan instruksi dasar tindakan yang harus dilakukan -Menunjukkan metode kerja, alat-alat apa yang dibutuhkan atau alat uji apa yang harus digunakan.

1. Dapat dianggap sebagai standar kerja, sehingga siapapun yang melakukan mempunyai cara yang sama, sekaligus mempengaruhi keselamatan kerja.

Bagian pemeliharaan sebaiknya merencanakan program pemeliharaan berkala untuk selama jangka waktu tertentu. Secara ideal memang dijabarkan dalam jangka waktu satu tahun, tetapi biasanya perusahaan-perusahaan sulit melakukannya karena banyak faktor yang akan mempengaruhi produksi dan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan. Sebagian menjabarkan dalam periode bulanan, tetapi ada juga dalam mingguan. Kegiatan ini memerlukan hubungan yang erat dengan bagian produksi untuk saling mengumpulkan informasi. Hasilnya sudah barang tentu harus diketahui oleh kedua belah pihak Tanggung jawab untuk menentukan siapa yang akan mengerjakan tergantung dari foreman atau supervisor yang bersangkutan, yang tentu sangat mengetahui siapa yang sepantasnya melakukan pekerjaan tersebut.
Walaupun sudah mempercayai kemampuan dari mekanik, tetap laporan hasil inspeksi diperlukan sebagai usaha untuk menyimpan data kondisi perlatan produksi paling dini atau lebih dikenal dengan history record.
Perencanaan penjadwalan disusun dengan bertitik tolak dari perancangan operasi perusahaan secara keseluruhan, sebelum menetapkan rencana harus dilakukan analisa terlebih dahulu untuk menetapkan sampai sejauh mana posisi kita berada sekarang. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mempertimbangkan untuk menetapkan jadwal pemeliharaan adalah sebagai berikut :

• tingkat kerumitan pemeliharaan

• jadwal perkiraan waktu produksi

• tingkat pemeliharaan yang harus dilakukan

• kartu riwayat peralatan produksi (history card)

• kemampuan personil pelaksana pemeliharaan

Mesin-mesin yang mempunyai tingkat kerumitan yang sama, harus dibagi merata selama setahun, untuk menghindari beban kerja yang tidak merata dalam satu tahun.
Jadwal pemeliharaan peralatan produksi terbagi menjadi beberapa jenis
antara lain :

1. Jadwal pemeliharaan jangka pendek, adalah jadwal pemeliharaan peralatan produksi harian yang berupa pelumasan pada waktu peralatan akan dipakai atau setelah digunakan produksi. Pemeliharaan ini dapat dilakukan oleh operator dari peralatan produksi tersebut dengan memberikan petunjuk-petunjuk pemeliharaan terlebih dahulu kepada para operator tersebut.

1. Jadwal pemeliharaan jangka sedang, adalah pemeliharaan peralatan produksi bulanan yang disusun dari jadwal pemeliharaan tahunan yang dalam penyusunannya harus disesuaikan dengan jadwal produksi pada bulan yang bersangkutan sehingga tidak terjadi bentrokan.

1. Jadwal pemeliharaan jangka panjang, adalah pemeliharaan yang mencakup pemeliharaan total atau sering dikenal dengan Overhaul. Pemeliharaan jangkan panjang ini memerlukan persiapan yang matang dalam satu tahun ke depan dengan melihat riwayat mesin pada tiap bulannya. Hal yang perlu diperhatikan adalah waktu pelaksanaan overhaul tersebut karena tentunya peralatan produksi tidak dapat berproduksi sama sekali pada saat itu sehingga diperlukan kecepatan, ketepatan dalam pelaksanaan Overhaul.

Waktu yang dipergunakan untuk pemeliharaan harus dibatasi sesedikit mungkin karena dalam Maintenance dikenal : Availability, adalah kemampuan unjuk kerja peralatan produksi secara optimal tanpa terjadinya gangguan apapun yang akan mengakibatkan terganggunya proses produksi (efisiensi).
Secara matematis dapat dijabarkan sebagai berikut :
Availability = ((waktu operasi / (waktu operasi+down time)) x 100%
Atau,
Efisiensi = ((waktu pemakaian / (waktu pemakaian+down time)) x 100%
Dalam hal ini kebijakan dari besarnya nilai prosentasenya yang ditentukan oleh pihak perusahaan dimana diharapkan nilai prosentase yang ditetapkan adalah ideal dan menyesuaikan dengan karakteristik serta jenis perusahaan yang menerapkan.
Tiga Dasar Utama Dalam Maintenance
Pekerjaan pertama yang paling mendasar dalam maintenance adalah membersihkan (cleaning) peralatan/peralatan produksi dari debu maupun kotoran-kotoran lain yang dianggap tidak perlu. Debu tersebut akan menjadi inti bermulanya proses kondensasi dari uap air yang berada di udara. Sebagai awal dari korosi.
Membersihkan berarti lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini merupakan sebuah falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek peralatan/peralatan produksi yang ada dan untuk memastikan semua peralatan/peralatan produksi selalu berada dalam keadaan prima.
Seperti contoh, butir air yang terjadi pada debu akan merusak permukaan diatasnya sehingga secara keseluruhan permukaan peralatan/peralatan produksi tersebut akan menjadi rusak atau menurun performancenya. Pekerjaan membersihkan ini pada umumnya diabaikan orang karena dianggap tidak penting. Dalam melaksanakan pekerjaan ini perlu ada petunjuk tentang :
q Bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut.
q Kapan pekerjaan tersebut harus dilakukan.
q Alat bantu apa saja yang diperlukan.
q Hal-hal apa saja yang harus dihindari dalam melakukan pekerjaan tersebut
Kegiatan membersihkan dalam maintenance dihubungkan dengan faktor kebersihan peralatan produksi/peralatan itu sendiri dan daerah sekitar peralatan produksi itu berada. Performance peralatan produksi akan kelihatan lebih baik apabila kondisinya bersih dan baik, sehingga akan menumbuhkan semangat kerja operator untuk mengoperasikan dan menjaga kondisi peralatan produksi tersebut yang secara tidak langsung tentunya akan meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan sense of belonging.
Pekerjaan membersihkan akan sangat baik apabila dilaksanakan secara periodik dan disiplin serta komitmen yang tinggi, dengan menyesuaikan dinamika operasi peralatan produksi/peralatan bersangkutan.
Proses pembersihan dilakukan menyesuaikan dengan kondisi di lapangan dan jenis-jenis pengotoran yang terjadi. Seperti misalnya, apabila kotoran banyak mengandung debu mungkin cukup di lap atau dengan menggunakan vacum cleaner, hisap angin (gunakan masker), apabila pengotoran banyak mengandung unsur serbuk metal atau sejenisnya hindari menggunakan semprot angin akan tetapi cukup dilap saja.
Pekerjaan kedua adalah memeriksa (inspection) bagian-bagian dari peralatan produksi yang dianggap perlu. Pemeriksaan terhadap unit instalasi peralatan produksi perlu dilakukan secara teratur mengikuti suatu pola jadwal yang sudah diatur. Jadwal ini dibuat atas dasar pertimbangan-pertimbangan yang cukup mendalam antara lain :

1. Berdasarkan pengalaman yang lalu dalam suatu jenis pekerjaan yang sama diperoleh informasi mengenai selang waktu atau frekuensi untuk melaksanakan pemeriksaan seminimal mungkin dan seekonomis mungkin tanpa menimbulkan resiko yang berupa kerusakan pada unit instalasi yang bersangkutan.

1. Berdasarkan sifat operasinya yang dapat menimbulkan kerusakan setelah unit instalasi peralatan produksi beroperasi dalam selang waktu tertentu.

1. Berdasarkan rekomendasi dari pabrik (manual book) unit instalasi peralatan produksi yang bersangkutan.

Pekerjaan selanjutnya adalah memperbaiki (repair) bila terdapat kerusakan-kerusakan pada bagian unit instalasi peralatan produksi sedemikian rupa sehingga kondisi unit instalasi tersebut dapat mencapai standard semula dengan usaha, waktu dan biaya repair yang wajar.
Dengan meningkatnya persaingan yang cukup ketat dalam bidang industri, jelas perhatian ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut usaha-usaha untuk dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya operasi produksi, dengan segala cara yang memungkinkan.

KONSEP UMUM DALAM MAINTENANCE

Pekerjaan pertama yang paling mendasar dalam konsep maintenance adalah “membersihkan” peralatan dari debu maupun kotoran lain yang dianggap tidak perlu. Debu ini akan menjadi inti bermulanya proses kondensasi uap air yang berada di udara. Butir air yang terjadi dalam pada debu tersebut lambat laun akan merusak permukaan kerja dari peralatan tadi sehingga dari keseluruhan peralatan tersebut akan menjadi rusak. Pekerjaan “membersihkan” ini pada umumnya diabaikan orang karena dianggap tidak penting.
Dalam pekerjaan ini perlu ada petunjuk tentang:
– bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut
– kapan pekerjaan tersebut dilakukan
– alat bantu apa saja yang diperlukan
– hal-hal apa saja yang harus dihindari dalam melakukan pekerjaan tersebut
Pekerjaan kedua adalah “memeriksa” bagian-bagian dari peralatan yang cukup kritis. Pemeriksaan terhadap unit instalasi perlu dilakukan secara teratur mengikuti suatu pola jadwal tertentu. Jadwal ini dibuat atas dasar pertimbangan-pertimbangan yang cukup mendalam antara lain:
1. Berdasarkan pengalaman yang lalu dalam suatu jenis pekerjaan yang sama diperoleh informasi mengenai selang waktu atau frekuensi untuk melakukan pemeriksaan seminimal mungkin dan seekonomis mungkintanpa menimbulkan resiko yang berupa kerusakan pada unit instalasi yang bersangkutan.
2. Berdasarkan sifat operasinya yang dapat menimbulkan kerusakan setelah unit instalasi beroperasi dalam selang waktu tertentu.
3. Berdasarkan rekomendasi dari pabrik pembuat unit instalasi yang bersangkutan.
Pekerjaan selanjutnya adalah “memperbaiki” bila terdapat kerusakan-kerusakan pada bagian unit instalasi sedemikian rupa sehingga kondisi unit instalasi tersebut dapat mencapai standard semula dengan usaha dan biaya yang wajar.
Dengan berkembangnya teknologi secara pesat dalam bidang industri maka maintenance terhadap peralatan produksi secara sadar dinilai sangat penting.
Pada permulaan tumbuhnya industri, maintenance terhadap peralatan baru mendapat perhatian setelah pada peralatan tersebut mengalami kerusakan, karena tidak pernah mendapat perhatian yang layak.
Beberapa kerusakan pada peralatan produksi tidak hanya berakibat terhentinya sebagian alat produksi, tetapi seluruh peralatan produksi lainnya akan ikut terhenti, karena saling terkait satu sama lainnya.
Dengan meningkatnya persaingan yang cukup kuat dalam bidang industri, jelas perhatian akan ditunjukan kepada hal-hal yang menyangkut usaha-usaha untuk dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas dan penurunan biaya dengan cara yang mungkin dan wajar.
Dalam hal ini dengan sendirinya salah satu diantaranya adalah mengarah kepada peningkatan efektifitas maintenance peralatan dengan cara yang lebih ilmiah yang dikenal dengan “planed maintenance”.
Dalam planed maintenance suatu peralatan akan mendapat giliran perbaikan sesuai dengan interval waktu yang telah ditentukan, dengan demikian kerusakan yang lebih besar dapat dihindari.
Interval waktu perbaikan ini ditentukan terutama berdasarkan beban dan derajat kerumitan dari peralatan yang bersangkutan.
Jadi dengan planned maintenance ini (sudah termasuk didalamnya preventive maintenance dan corrective maintenance) diharapkan dapat memperpanjang umur pakai peralatan 3 sampai 4 kali lebih panjang dan dapat mengurangi terjadinya kerusakan yang tidak diharapkan.
DIsamping itu dengan planned maintenance diharapkan pula dapat menjamin ketelitian peralatan produksi sehingga kualitas dan kelangsungan produksi dapat terpelihara baik.
Secara garis besar maintenance ini di klasifikasikan dalam planned maintenance (terencana) dan unplanned maintenance (tidak terencana). Dalam planned maintenance terbagi lagi menjadi preventive maintenance dan corrective maintenance.
Yang termasuk preventive maintenance adalah cleaning, inspection, running maintenance dan shut down. Yang termasuk corrective maintenance adalah shut down dan break down maintenance dimana di dalamnya termasuk minor overhaul dan mayor overhaul.
Yang termasuk unplanned maintenance adalah emergency maintenance yang sifatnya sangat darurat.